Welkom aan boord bij Coosto! Met de Inform module beheer je de communicatie rondom belangrijke onderwerpen binnen jouw organisatie. In dit artikel leggen we je uit hoe je een nieuwsbrief aanmaakt, onderwerpen beheert en zoekopdrachten formuleert voor een relevante nieuwsbrief.
1. Een nieuwsbrief aanmaken
Klik op + Nieuwe nieuwsbrief in het linkermenu of op de centrale knop in het hoofdscherm. Je komt nu in een pop-upvenster waarin je de nieuwsbrief een naam kunt geven.
Voer een titel in voor je nieuwsbrief. Kies hiervoor een herkenbare naam, bijvoorbeeld “Marketing nieuwsbrief” of “Interne update HR”. De titel helpt je later bij het terugvinden van je nieuwsbrief in het overzicht.
Klik op Nieuwe nieuwsbrief om verder te gaan. Je komt nu in de bewerkmodus van je nieuwsbrief.
Je ziet nu een overzichtsscherm met drie stappen:
Onderwerpen toevoegen
Ontvangers toevoegen
Planning instellen
Deze stappen kun je in je eigen volgorde doorlopen.
Tip: Je hoeft de nieuwsbrief niet direct te activeren. Inform slaat je voortgang automatisch op, zodat je op elk moment kunt terugkeren en verder werken.
2. Eén of meerdere onderwerpen toevoegen
Een nieuwsbrief in Inform bestaat uit één of meerdere onderwerpen. Elk onderwerp is een thematische sectie gevuld met automatisch verzamelde nieuwsartikelen, op basis van jouw zoekopdracht.
Zo maak je een onderwerp aan:
Klik in je nieuwsbrief overzicht op + Onderwerp maken.
Geef het onderwerp een duidelijke en herkenbare titel. Denk aan thema’s zoals “AI in HR”, “Regelgeving in de zorg”, of “Innovaties in retail”. De titel wordt later ook zichtbaar voor je ontvangers, dus kies iets wat voor hen relevant is.
Klik op Onderwerp maken om door te gaan.
Je wordt nu doorgestuurd naar de pagina waar je het onderwerp vult met content, op basis van een zoekopdracht.
Let op! De naam van een onderwerp is alleen de titel van de sectie in je nieuwsbrief. De inhoud wordt pas zichtbaar zodra je een zoekopdracht toevoegt.
Een sterke zoekopdracht vormen
Zodra je een onderwerp hebt aangemaakt, gebruik je een zoekopdracht om relevante nieuwsartikelen op te halen. Een goede zoekopdracht is essentieel om relevante en actuele content te verzamelen.
Klik op het zoekveld onder het kopje Zoekopdracht. Je kunt hier direct zelf zoekwoorden invoeren, of gebruikmaken van de zoekhulp.
Gebruik de zoekhulp (aanbevolen) door op het toverstaf-icoontje te klikken. Hiermee krijg je een overzichtelijk formulier waarmee je gericht kunt zoeken op nieuwsartikelen. De zoekhulp bestaat uit drie onderdelen:
Eén van deze termen:
Artikelen met ten minste één van deze woorden worden meegenomen.Bijvoorbeeld: AI, artificial intelligence, machine learning.
In combinatie met één van deze termen:
Combineer je hoofdterm met contextuele zoekwoorden, zoals een sector of toepassing.
Bijvoorbeeld: marketing, retail, #marketingstrategie.
Artikelen moeten ten minste één term uit beide velden bevatten.
Geen van deze termen (optioneel):
Sluit bepaalde onderwerpen uit.
Bijvoorbeeld: recruitment, als je alleen marketingtoepassingen van AI wilt zien.
Klik op Zoeken om de resultaten te bekijken. Je ziet nu een lijst van nieuwsartikelen die voldoen aan je zoekopdracht.
Tip: Gebruik meerdere synoniemen of hashtags om meer relevante resultaten op te halen. Inform helpt je hierbij met automatische suggesties onder het invulveld.
3. Ontvangers toevoegen
Om je nieuwsbrief te kunnen verzenden, voeg je eerst één of meerdere ontvangers toe. Dit kan eenvoudig handmatig of via de bulk importeerfunctie.
Handmatig toevoegen van ontvangers
Klik in je nieuwsbrief op het blok + Ontvangers toevoegen.
Kies in het pop-upvenster voor de optie + Ontvangers toevoegen en kies voor Handmatig ontvangers toevoegen.
Er opent een pop-upvenster waarin je per ontvanger een naam en e-mailadres kunt invullen.
Wil je meerdere ontvangers tegelijk toevoegen? Klik op Nog een toevoegen en vul per regel een nieuwe naam en e-mailadres in.
Selecteer vervolgens in de dropdown aan welke nieuwsbrief of nieuwsbrieven je deze ontvangers wil toevoegen.
Ben je klaar? Klik dan op Toevoegen om je ontvangers op te slaan.
Je keert daarna terug naar de pop-up, waarin je ziet hoeveel ontvangers je hebt toegevoegd.
Tip: Je kunt later altijd nog extra ontvangers toevoegen of bestaande adressen verwijderen of bewerken.
Bulk import van ontvangers met een .CSV bestand
Wil je snel een grote groep ontvangers toevoegen? Gebruik dan de CSV-importfunctie. Hiermee upload je eenvoudig een lijst met namen en e-mailadressen in één keer.
Zo werkt het:
Klik in je nieuwsbrief op het blok + Ontvangers toevoegen.
Kies in het pop-upvenster voor de optie + Ontvangers toevoegen en kies voor Importeer ontvangers uit een bestand.
Je ziet nu het uploadscherm. Hier kun je een CSV-bestand met ontvangers toevoegen door het bestand:
Te verslepen naar het uploadvak, of
Te selecteren via de link klik hier om te uploaden.
Gebruik bij voorkeur de bijgeleverde template om fouten te voorkomen. Die vind je onder het woord template in de begeleidende tekst.
Nadat je het bestand hebt geüpload, controleert Inform automatisch het aantal ontvangers en eventuele fouten in de e-mailadressen. Je krijgt een duidelijke samenvatting te zien, inclusief:
Het totaal aantal ontvangers
Het aantal nieuw toegevoegde adressen
Eventuele onjuiste e-mailadressen (bijv. zonder @)
Klik op Bevestigen om verder te gaan.
Kies vervolgens of je:
De nieuwe adressen wilt toevoegen aan de bestaande lijst, of
De huidige lijst volledig wilt vervangen met de nieuwe contacten.
Bevestig je keuze. De ontvangers worden toegevoegd aan je nieuwsbrief.
4. Een verzendschema instellen
Bepaal wanneer je nieuwsbrief automatisch verzonden moet worden. Je kunt kiezen voor een eenmalige verzending of een terugkerend schema instellen, zoals dagelijks, wekelijks of maandelijks.
Zo stel je het verzendschema in:
Klik op Planning instellen in het nieuwsbriefoverzicht.
In het pop-upvenster geef je eerst de datum en het tijdstip waarop de eerste verzending moet plaatsvinden.
Wil je dat de nieuwsbrief vaker wordt verzonden? Zet dan de optie Herhaal nieuwsbrief aan. Je krijgt nu extra instellingen te zien:
Dagelijks: Kies het aantal dagen tussen de verzendingen (bijvoorbeeld elke 1 dag).
Wekelijks: Geef aan op welke dag(en) van de week je nieuwsbrief moet worden verzonden.
Maandelijks: Kies de specifieke dag van de maand waarop de verzending moet plaatsvinden.
Tevreden met je instellingen? Klik op Instellingen opslaan.
De gekozen planning wordt zichtbaar in het overzicht en geldt zolang je de nieuwsbrief niet wijzigt of de verzending pauzeert.
5. Je nieuwsbrief activeren
Zodra je onderwerpen, ontvangers en een verzendschema hebt ingesteld, worden de blokken voor deze onderdelen in het overzicht weergegeven als afgerond. De voortgangsbalk bovenin laat zien dat je 3 van 3 stappen hebt voltooid.
Let op! Het blok Planning blijft in eerste instantie geel, ook al heb je het verzendschema al ingevuld. Dit komt doordat de nieuwsbrief nog niet actief is.
Om je nieuwsbrief daadwerkelijk in gang te zetten, moet je deze activeren:
Klik rechtsboven op Nieuwsbrief activeren.
In het bevestigingsvenster zie je een korte toelichting. Hierin staat dat je de nieuwsbrief later altijd weer kunt deactiveren via de statusknop in de rechterbovenhoek.
Klik op Activeren om de nieuwsbrief live te zetten.
Na activatie:
Verandert de status van de nieuwsbrief naar Actief.
Kleurt het blok Planning groen.
Wordt de geplande verzenddatum weergegeven onder Volgende nieuwsbrief gepland.
Je nieuwsbrief is nu klaar om automatisch verzonden te worden volgens het ingestelde schema.
Tip: Heb je een wijziging? Zet de nieuwsbrief tijdelijk op inactief, pas de instellingen aan en activeer opnieuw wanneer je klaar bent.
6. Je nieuwsbrief personaliseren
Om je nieuwsbrief een herkenbare uitstraling te geven, kun je deze eenvoudig personaliseren met je eigen huisstijl. Klik rechtsboven in het overzicht op de drie puntjes en kies Instellingen. In het venster dat opent kun je de volgende elementen aanpassen:
Algemeen
Algemeen
Hier kun je de titel van je nieuwsbrief aanpassen en een korte introductietekst toevoegen. Deze zal zichtbaar zijn bovenaan iedere nieuwsbrief die wordt uitgestuurd. Ook vind je hier de taalinstellingen voor je nieuwsbrief.
Opmaak
Opmaak
Inform biedt de mogelijkheid om persoonlijke opmaak toe te passen op de nieuwsbrief. In dit tabblad kun je het logo van je organisatie uploaden, dat bovenaan je nieuwsbrief zal worden getoond. Je kunt een JPG- of PNG-bestand gebruiken van maximaal 3 MB.
Stem de nieuwsbrief af op je huisstijlkleuren door een:
Achtergrondkleur van onderwerpblokken te kiezen
Tekstkleur van onderwerpblokken in te stellen (zwart of wit voor goed contrast)
Kleur van artikelkoppen en bronvermeldingen aan te passen
Je kunt een kleur kiezen uit het standaardpalet of een eigen hex-code invoeren.
Klik op Instellingen opslaan om je wijzigingen toe te passen. Via de knop Voorbeeld zie je direct hoe de opmaakinstellingen er binnen je nieuwsbrief uit komen te zien.
Bronnen
Bronnen
Maak de keuze welke bronnenlijst je als basis wil hanteren voor de nieuwsbrieven die je gaat opstellen
Kies Geselecteerde websites voor betrouwbare bronnen met minimale ruis.
Of kies Alle websites voor maximale dekking en inspiratie, inclusief nichebronnen.
Via de knop Bronnenlijst krijg je inzicht in de websites die onderdeel uitmaken van de geselecteerde websites.